Przyjęcie sprawy przez firmę windykacyjną poprzedzone jest staranną i skrupulatną analizą, która ma pozwolić na dobranie odpowiednich narzędzi windykacyjnych z uwzględnieniem podstawowych elementów tego procesu, czyli:
- Produktu jaki jest przekazany do windykacji, np. kredyt
- Rodzaj dłużnika
- Status prawny prowadzonej sprawy np. czy podlega egzekucji komorniczej
- Długość przeterminowania spłaty zadłużenia
- Wysokość należności
- Szczegółowe oczekiwania wnioskodawcy
Proces odzyskiwania długu jest ustalany indywidualnie ze zleceniodawcą. W zakres działań firmy windykacyjnej wchodzi ustalenie częstotliwości wykonywania kontaktów telefonicznych z dłużnikiem, listów a także wizyt samych negocjatorów. Klient ma możliwość na bieżąco śledzić cykl postępowania windykacyjnego.